Já pensou como seria sua rotina de trabalho se você pudesse eliminar todos os arquivos físicos, facilitar o armazenamento, pesquisar e compartilhar documentos de forma mais rápida e ainda ganhar mais proteção, controle de acessos e agilidade em todos os processos que dependam de documentos no dia a dia de sua empresa?

Hoje em dia no mundo empresarial e até na vida pessoal, é tudo “Agora! Quero já! Para ontem!”. Ou seja, temos uma grande necessidade de rapidez na recuperação e disponibilização das informações. Para as empresas, de qualquer tamanho e segmento, isto torna evidente a falta de organização no armazenamento das informações e dos documentos e acaba impactando de forma negativa nos serviços prestados aos clientes, gerando uma imagem ruim da organização.

A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do conhecimento, pois permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa, logo o GED lida com qualquer tipo de documentação, afinal ele visa o gerenciamento de informações de forma eletrônica, fechando o ciclo completo, desde sua criação até o seu arquivamento, além de controlar a segurança, através do GED é possível viver no cenário que apresentamos no começo deste post, tornando o seu dia a dia bem mais fácil e prático! Vamos entender mais a fundo o que é o GED.

Afinal, O que é GED (Gestão Eletrônica de Documentos)?

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia que facilita o controle, armazenamento, compartilhamento e recuperação das informações existentes de determinada Instituição. Os sistemas GED permitem aos usuários acessarem os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web podendo visualizá-los em diversos lugares do mundo, facilitando o trabalho de inúmeras pessoas, pois não irão precisar sair de seu local de trabalho para acessá-los, já que estes foram previamente digitalizados, evitando a danificação dos mesmos.

Em linhas gerais, o GED é um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus mais diversos documentos em forma digital, como papel, planilhas eletrônicas, arquivos de texto, etc.

Quando se fala em GED geralmente temos essa ideia de uma captura ou conversão de um documento físico para um documento digital, mas o GED é bem mais completo, pois se trata também do controle, do armazenamento, do compartilhamento, da busca e da recuperação desses documentos e informações.

Qual é o objetivo do Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

O grande objetivo do GED é o de transformar o legado documental em informação relevante para os processos de negócios da empresa, a fim de que auxiliem estrategicamente na tomada de decisões, levando a decisões mais sensatas, baseadas em informações consistentes.

O GED permite que o documento digitalizado se torne uma cópia fiel e inteligente do documento original. Desta maneira, o uso do documento físico é quase zero e só fica necessário em alguns casos legais.

Quem pode usar?

Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED, como escritórios de advocacia, hospitais, construtoras, dentre outros, podendo ser aplicado para setores específicos (RH, Contabilidade, Marketing, etc), pois o mesmo avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

E aí, sua empresa já utiliza o GED? Conte pra gente! Na próxima semana falaremos mais sobre GED no nosso blog, não deixe de acompanhar!

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